¿Cómo gestionar correctamente la cancelación de un evento?

La organización de eventos —especialmente aquellos de gran escala— implica múltiples retos: coordinación de actores, obtención de permisos, manejo de imprevistos y, sobre todo, una relación directa con el público. Una vez un evento es anunciado y se inicia la venta de entradas, la responsabilidad del organizador no disminuye; por el contrario, se incrementa.

En ocasiones, pueden surgir situaciones que obliguen a cambiar fechas, modificar el cartel o incluso cancelar el evento. En estos casos, es fundamental recordar que los asistentes no son simples espectadores, sino consumidores protegidos por la Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor. Una gestión inadecuada puede derivar en investigaciones administrativas y sanciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Por qué es clave una correcta gestión de la cancelación de eventos

Una cancelación o aplazamiento mal gestionado puede generar:

• Quejas y reclamos de consumidores (PQRs)

• Investigaciones administrativas

• Multas económicas

• Daño reputacional

La transparencia y el cumplimiento normativo son esenciales para proteger tanto a los consumidores como a los organizadores.

Cinco pasos clave para gestionar correctamente la cancelación de un evento

1. Comunicación clara, oficial y oportuna

El organizador debe ser la fuente principal y oficial de información. Las redes sociales amplifican rumores y pueden afectar seriamente la reputación del evento.

Buenas prácticas:

• Suspender inmediatamente la promoción del evento cancelado

• Utilizar los canales oficiales (página web, redes sociales, bases de datos)

• Informar claramente los cambios y los derechos de los consumidores

2. Respeto por los derechos del consumidor

Ante cambios sustanciales (fecha, lugar o artistas), los consumidores tienen derecho a solicitar el reembolso total.

Aspectos clave:

• En compras en línea aplica el derecho de retracto

• El consumidor puede ejercerlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la compra

3. Cumplir lo anunciado en la publicidad

La publicidad y las promociones son vinculantes para el organizador.

Debe garantizarse:

• Claridad en las condiciones de las promociones

• Coherencia entre lo anunciado y lo ofrecido

El incumplimiento puede constituir publicidad engañosa.

4. Canales efectivos de atención al consumidor

No basta con publicar un correo electrónico.

El organizador debe:

• Ofrecer canales accesibles de atención

• Responder oportunamente las PQRs

Una atención adecuada reduce riesgos regulatorios y reputacionales.

5. Cumplimiento normativo: Código PULEP

En eventos de espectáculos públicos de las artes escénicas, es obligatorio obtener y divulgar el código PULEP, que garantiza la trazabilidad de la boletería y el control regulatorio.

Conclusión: la transparencia protege a todos

Gestionar adecuadamente la cancelación o aplazamiento de un evento protege los derechos de los consumidores, preserva la confianza del público y reduce el riesgo de sanciones. La comunicación oportuna y el cumplimiento de la Ley 1480 son los mejores aliados del organizador.

ESCRITO POR: LINA DÍAZ

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