Razón social: CAVELIER ABOGADOS S.A.S. NIT: 860041367 - 3 Dirección: Carrera 4 No. 72 A - 35, Edificio Siski Bogotá - Colombia Contáctenos: (601) 3473611 habeasdata@cavelier.com

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, que establecieron el régimen de protección de datos personales, CAVELIER ABOGADOS S.A.S. (en adelante, LA FIRMA), como responsable del tratamiento de datos, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, LA POLÍTICA).

ALCANCE

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, LA POLÍTICA se aplicará al tratamiento de los datos personales de todas las bases de datos propiedad de LA FIRMA, ya sean físicas o digitales, o cuyo tratamiento le haya sido encomendado. Asimismo, se aplicará a los datos recolectados a través de www.cavelier.com. La información recolectada en estas bases de datos incluye los datos personales necesarios para desarrollar las finalidades previstas en LA POLÍTICA y registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Los datos sensibles, correspondientes a los datos biométricos de los empleados, se utilizan únicamente para verificar su identidad al ingresar a las instalaciones y preservar la información de LA FIRMA.

USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA FIRMA, como entidad respetuosa del derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellas en bases de datos o archivos, reconoce que los Titulares de los datos personales tienen derecho a mecanismos para ejercer estos derechos, y cumple con sus deberes y responsabilidades. Por lo tanto, LA FIRMA utiliza, recolecta, registra y almacena datos personales para realizar las siguientes acciones:

• Cumplir con las actividades propias de su objeto social.

• Ofrecer sus productos y/o servicios, ya sea por medios físicos o electrónicos.

• Confirmar las referencias de socios, miembros de junta directiva, empleados, ex empleados, clientes (activos e inactivos), proveedores y corresponsales.

• Actualizar información de socios, miembros de junta directiva, empleados, ex empleados, clientes (activos e inactivos), proveedores y corresponsales.

• Enviar información comercial y contractual vinculante a socios, miembros de la junta directiva, empleados, ex empleados, clientes (activos e inactivos), proveedores y corresponsales.

• Verificar el cumplimiento de la normativa de protección social, parafiscal y demás normativa aplicable de socios, miembros de la junta directiva, empleados, ex empleados, clientes (activos e inactivos), proveedores y corresponsales.

• Desarrollar e implementar programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo basados en información médica y de salud ocupacional.

• Verificar la identidad de los empleados al ingresar a las instalaciones y preservar la información de LA FIRMA.

• Apoyar procesos de auditoría externa e interna.

• Realizar procesos judiciales y extrajudiciales en los que LA FIRMA sea parte o intervenga.

• Recolectar datos personales a través de mecanismos automatizados para generar registros de actividad de visitantes. LA FIRMA solo podrá utilizar dicha información para garantizar la seguridad del personal, la información y los activos.

• Suministrar información a entidades públicas cuando sea requerida en el ejercicio de sus funciones legales.

• Transmitir información de LA EMPRESA para alojarla, almacenarla, realizar copias de seguridad y recuperarla en servidores de terceros. Realizar análisis de la información recogida en el sitio web www.cavelier.com con fines de marketing y dar respuesta a las solicitudes presentadas a través del mismo.

• Analizar la información recogida en www.cavelier.com con fines de marketing y responder a las solicitudes presentadas a través del mismo.

• Publicar en medios masivos de comunicación, tales como a través de www.cavelier.com, redes sociales gestionadas por LA FIRMA, comunicaciones internas y prensa. Esta finalidad puede incluir o no la publicación de imágenes.

• Cualquier otra que pueda ser válida de acuerdo con la normativa aplicable.

Las referencias mencionadas en el párrafo 3 incluyen, entre otras, las siguientes: listas de control (listas nacionales e internacionales), centros de información de consulta, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN, entre otras. Para ello se podrán utilizar bases de datos suministradas por terceros.

LA FIRMA no venderá, licenciará, transmitirá ni divulgará los Datos Personales recolectados en sus bases de datos salvo cuando sea necesario para las finalidades indicadas en esta Política o en los casos en que: i) su Titular o quien esté facultado por ley lo autorice expresamente, ii) en caso de fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de reestructuración de LA FIRMA, iii) sea necesario para alojar, almacenar, realizar copias de seguridad y recuperar la información de LA FIRMA en servidores de terceros.

En el manejo interno de los Datos, estos podrán ser conocidos por el personal autorizado de LA FIRMA, lo que incluye a la Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva, Revisor Fiscal, Consejo de Administración y Gerencia, así como a los empleados que en el ejercicio de sus funciones requieran acceso a dicha información.

LA FIRMA podrá subcontratar a terceros para el desarrollo de actividades que requieran el tratamiento de Datos Personales. Cuando esto ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su calidad de Encargados del Tratamiento de las Bases de Datos de LA FIRMA.

El análisis de los datos recogidos a través de www.cavelier.com podrá ser ejecutado por herramientas proporcionadas por terceros. El uso de este sitio web se entenderá como una autorización al tratamiento de sus datos personales, incluidos aquellos datos recogidos a través de cookies, los cuales podrán ser transmitidos o transferidos a terceros y tratados de acuerdo con la política de datos de estos terceros, la cual podrá ser consultada según se indica en www.cavelier.com.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

De acuerdo con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes son los derechos de los titulares de datos personales:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento. c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ser ejercidos ante LA FIRMA por las siguientes personas:

a. Por el Titular, quien deberá acreditar suficientemente su identidad ante LA FIRMA. b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad ante LA FIRMA. c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación ante LA FIRMA de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

El titular acreditará su condición mediante copia de su cédula de ciudadanía o documento pertinente, el cual podrá ser suministrado en medio físico o digital. Si el titular está representado por un tercero, se deberá aportar el respectivo poder indicando expresamente las facultades atribuidas por el mandante, y el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

De acuerdo con lo previsto en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, para ejercer sus derechos como Titular de los datos, se podrá utilizar ante LA FIRMA cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

Contenido de la petición y corrección:

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información contenida en las bases de datos de LA FIRMA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, consulta o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar una solicitud a LA FIRMA la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

1. La solicitud se formulará mediante petición escrita dirigida a LA FIRMA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la indicación del correo electrónico o dirección donde el solicitante recibirá respuestas y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

2. Si el reclamo resulta incompleto, LA FIRMA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA FIRMA, sin que el solicitante presente la información requerida, LA FIRMA entenderá que se ha desistido del reclamo.

3. De conformidad con el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los datos personales podrán ser consultados de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a LA POLÍTICA que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya frecuencia sea mayor a una por mes calendario, LA FIRMA podrá cobrar al titular de los datos los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Canales Habilitados:

Los canales habilitados gratuitamente para recibir solicitudes relacionadas con Datos Personales son los siguientes: Correo electrónico: habeasdata@cavelier.com

El horario de atención será de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 12:00 m. y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m.

El procedimiento tanto para consultas como para reclamos será el siguiente:

1. Si quien recibe la solicitud dentro de LA FIRMA no es competente para resolverla, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibida la solicitud en el área encargada, esta deberá verificar que el contenido de la misma esté completo de acuerdo con lo previsto en esta política y en la normativa aplicable. En caso de encontrar deficiencias, se comunicará con el Titular o la persona que haya presentado la solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que este sea subsanado.

3. Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo completo, el área encargada incluirá en la base de datos una leyenda que diga: "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

4. El área encargada responderá al Titular de acuerdo con los términos aquí indicados, a la dirección de correo electrónico indicada por el Titular o la persona autorizada al momento de realizar la consulta o reclamo.

Términos:

1. El término máximo para atender las consultas será de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. El término máximo para atender los reclamos por parte de LA FIRMA será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible para LA FIRMA atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Unidad encargada de tramitar las solicitudes, consultas y reclamos

El departamento encargado de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionadas con el tratamiento y protección de los Titulares de Datos Personales que maneja LA FIRMA en sus bases de datos, será la Secretaría General.

ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del dieciocho (18) de diciembre de dos mil veintitrés (2023).

Atentamente,

CAVELIER ABOGADOS S.A.S.